Stand: März 2013
1. Grundlagen
2. Behördliche Zulassung als Bekannter Versender
3. Bekannter Versender als Muss?
4. Bekannter Versender und AEO
5. Änderungen für Unterauftragnehmer
6. Geschäftliche Versender
1. Grundlagen
Luftfrachtsendungen sollen in besonderer Weise gegen unbefugte Zugriffe Dritter geschützt werden. Nur als sicher eingestufte Luftfracht darf an Fluggesellschaften übergeben werden. Um die Lieferkette zu sichern, muss entweder die Fracht einmalig vor der Anlieferung an den Abgangsflughafen durch den Spediteur (Reglementierter Beauftragter) untersucht werden oder der Verlader verfügt über eine Zulassung durch das Luftfahrtbundesamt als Bekannter Versender. Dessen Fracht gilt als sicher. Am 29. April 2013 entfällt die Altregelung, nach der man bekannter Versender durch die Abgabe einer Sicherheitserklärung werden konnte. Bislang war das Ablaufdatum der 26. März 2013, die Verschiebung hat ihre Ursache in unterschiedlichen Rechtsauffassungen in den einzelnen EU-Staaten, wann die Verordnung gilt. Es ist nicht mit weiteren Verschiebungen zu rechnen.
2. Behördliche Zulassung als Bekannter Versender
Voraussetzungen
Wenn die Luftfracht nicht von Dritten untersucht werden soll, muss der Verlader spätestens zum Ende der Übergangsfrist über eine behördliche Zulassung als Bekannter Versender verfügen. Unternehmen, die in Deutschland einen Betriebsstandort als behördlichen Bekannten Versender zertifizieren lassen möchten, müssen ein Sicherheitsprogramm einreichen (s. Punkt 6.4.1.1 S.2 EU VO 185/2010). Zur Erleichterung und Standardisierung der Verfahren hat das LBA ein Muster zur Erstellung eines Sicherheitsprogramms für Bekannte Versender herausgegeben. Das Muster muss direkt beim Luftfahrt-Bundesamt angefordert werden, es gilt als Verschlusssache und muss vertraulich behandelt werden. Die Inhalte des unternehmensspezifischen Versender-Sicherheitsprogramms können Sie der seitlichen Serviceleiste entnehmen. Hier werden nur einige wesentliche Eckpunkte dargestellt.
Beauftragter für Sicherheit
Es muss ein Sicherheitsbeauftragter (offiziell: Beauftragter für Sicherheit) pro Betriebsstätte benannt werden. Bei dieser Person handelt es sich um den zentralen verantwortlichen für die Luftfrachtsicherheit im Unternehmen. Luftfracht darf nur als "sicher" abgefertigt werden, wenn der Beauftragte für Sicherheit vor Ort in der Betriebsstätte (oder in Ausnahmefällen kurzfristig verfügbar) ist. Deswegen muss auch ein Vertreter bestellt werden. Beauftragte für Sicherheit müssen eine zur Zeit 35-stündige Schulung von einem durch das LBA zugelassenen Ausbilder erhalten haben. Voraussetzung für die Teilnahme an der Schulung ist eine positiv beschiedene Zuverlässigkeitsüberprüfung nach §7 Luftsicherheitsgesetz durch die Landesluftfahrtbehörde. Es handelt sich dabei um eine Sicherheitsüberprüfung, diese kann mehrere Wochen dauern.
Die Haftung des Sicherheitsbeauftragten ist vergleichbar der Haftung des Gefahrgutbeauftragten. Jährlich muss der Beauftragte für Sicherheit ein internes Sicherheitsaudit durchführen.
Zuverlässige Mitarbeiter und identifizierbare Luftfracht
Mitarbeiter, die Zugang zu identifizierbarer Luftfracht haben, müssen entweder eine Sicherheitsunterweisung erhalten oder künftig ebenfalls eine vierstündige Schulung erhalten haben. Das gilt auch für Geschäftsführer, Betriebsräte und Mitarbeiter von Fremdfirmen wie beispielsweise Reinigungsdiensten. Mitarbeiter ohne Schulung müssen von Mitarbeitern mit Schulung begleitet werden. Es gibt eine Befreiung für langjährige Mitarbeiter. Es wird von identifizierbarer Luftfracht gesprochen, wenn ein Produkt innerhalb des Unternehmens eindeutig dem Luftfrachtversand zugeordnet werden kann. Unter Umständen müssen also auch Mitarbeiter aus der Produktion unterrichtet/geschult werden.Beispiel: Es werden zehn baugleiche Lautsprecher produziert und es ist allgemein im Unternehmen bekannt, dass drei davon per Luftfracht verschickt werden. Da aber erst beim Verpacken entschieden wird, welcher tatsächlich per Luftfracht verschickt wird, werden die Lautsprecher in diesem Fall auch erst beim Verpacken zu identifizierbarer Luftfracht.Identifizierbare Luftfracht muss manipulationssicher verpackt und verschlossen gelagert werden. Hier werden häufig Metallkäfige empfohlen. Personal muss auch bei der Einstellung überprüft werden, die Sicherheits- und Frachtprozesse müssen geschildert werden. Es soll zwischen eigengefertigter Ware und Handelsware unterschieden werden. Verstöße stellen nach dem Luftfahrtsicherheitsgesetz Ordnungswidrigkeiten dar. Bußgelder werden in der Regel zunächst gegen das Unternehmen verhängt.
Behördliche Zulassung: Antragstellung
Bislang sind deutlich weniger Anträge auf behördliche Anerkennung als Bekannter Versender beim LBA eingegangen, als erwartet. Dies liegt an den Rahmenbedingungen, die es je nach Unternehmen schwerer oder leichter machen, den bekannten Versender zu erfüllen. Es gibt zur Zeit (Februar 2013) knapp 1300 behördlich zugelassene Bekannte Versender in DeutschlandDer Ablauf der Antragstellung hat sich mehrfach geändert, die genauen Prozeduren finden Sie in den Links neben diesem Text. Der Aufwand ist erheblich. Je nach Unternehmensstruktur kann die Implementierung des Bekannten Versenders mehrere Monate in Anspruch nehmen. Für die behördliche Zulassung werden Gebühren verlangt , deren Höhe allerdings noch nicht feststeht, da bisher keine Gebührenverordnung in Kraft getreten ist. Es wird keine nachträglichen Rückberechnungen geben. Berechnet werden neben den (zukünftigen) Gebühren anteilige Kosten der Vor-Ort-Kontrolle, wie z. B. Fahrtkosten, Übernachtung. Die Höhe der Auslagen ergibt sich aus dem Bundesreisekostengesetz.Das LBA weist darauf hin, dass die notwendigen Prüfungen und Vor-Ort-Kontrollen nach der Reihenfolge des Posteinganges der Sicherheitsprogramme erfolgen werden. Die bekannten Versender wenden sich für weitere Fragen bitte an das zuständige Sachgebiet im Referat B 6 „Luftsicherheit”. Der neue Status als zugelassener Bekannter Versender gilt ab dem Zeitpunkt der Eintragung des Unternehmens durch das LBA in eine EU-Datenbank. Nach der Zulassung zum Bekannten Versender müssen dem LBA Änderungen 10 Arbeitstage vorher mitgeteilt werden. Umzüge müssen drei Monate vorab mitgeteilt und vom LBA genehmigt werden!
3. Bekannter Versender als Muss?
Der Status als Bekannter Versender ist keine Voraussetzung, um Luftfrachtsendungen zu befördern. Für die üblichen Post- und Kuriersendungen wird der Status in der Regel ohnehin nicht verlangt, da die KEP-Dienste alle Sendungen untersuchen. Wer also bislang von seinem Post- oder Kurierdienst nicht zur Abgabe einer solchen Erklärung aufgefordert worden ist, muss auch künftig nicht Bekannter Versender werden.
Der Nachteil als „unbekannter Versender” besteht darin, dass die Sendung vom Reglementierten Beauftragten untersucht werden muss. Dies wird häufig in Rechnung gestellt und kann zu Zeitverzögerungen führen, muss es aber nicht. Hier herrscht große Unsicherheit. Welchen Aufwand das darstellt, hängt auch davon ab, ob Waren einfach geröntgt werden können oder ob sie zu groß dafür sind bzw. die Röntgenbilder ausgewertet werden können. Es hängt auch davon ab, ob Waren aufgepackt werden dürfen oder ob sie dadurch beschädigt werden. Tatsächlich hängt es von den individuellen Verhältnissen im Unternehmen und der Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Reglementierten Beauftragten ab, ob der Status des Bekannten Versenders sinnvoll ist oder nicht. Prüfen Sie die Voraussetzungen für das interne Sicherheitsprogramm und den damit verbundenen Aufwand (Sicherheitsplan, Schulungsmaßnahmen, Sicherheitsbeauftragter, geänderte Abläufe u. a.). Unserer Einschätzung nach kommt für viele Unternehmen der Bekannte Versender nicht mehr in Frage. Zentral für die Entscheidung sind nach den bisherigen Erfahrungen folgende beiden Punkte:
1. Wie wichtig ist ein schneller und zuverlässiger Versand von Luftfrachtsendungen (ohne KEP-Dienste).
2. Kann die eigene Ware von Sicherheitstechniken (röntgen o.ä.) untersucht werden oder muss diese aufgepackt und manuell untersucht werden. Ist dies tolerierbar?
Unter den Downloads in der Serviceleiste neben dem Text finden Sie Fragen zu dem Thema, die Ihnen die Entscheidung erleichtern sollen. Offen ist, welche Zeitverzögerungen es ab Ende April 2013 bei der Abfertigung der Fracht unbekannter Versender geben wird. Sprengstoffspürhunde wurden zwischenzeitlich zur Frachtkontrolle zugelassen, diese können das Kapazitätsproblem entschärfen.
4. Bekannter Versender und AEO
Wenn ein Unternehmen bereits zugelassener Wirtschaftsbeteiligter ist (insbesondere AEO-S oder -F), hat es einen hohen Teil an Anforderungen erfüllt, die auch das Luftfahrt-Bundesamt als Zulassungsvoraussetzung zum Bekannten Versender sieht. Leider wird es in absehbarer Zeit nicht zu einer gegenseitigen Anerkennung der Sicherheitsstati kommen. Fazit aus diesem unbefriedigenden Zustand ist, dass Inhaber der AEO S und F Bewilligungen bei der Antragstellung Doppelarbeit haben. Die bestehenden oder ergriffenen operativen Sicherheitsmaßnahmen sollten auf das Sicherheitsprogramm Bekannter Versender (siehe Punkt 3) übertragbar sein. Die Anforderungen des Bekannten Versenders gehen aber über die Anforderungen beim AEO hinaus.
5. Änderungen für Unterauftragnehmer
Die Unterauftragnehmererklärung wurde zum 29. April 2010 ungültig. Abgegeben haben diese Erklärungen unter anderem
- Speditionen/Frachtführer, die im Auftrag des Bekannten Versenders Luftfracht an den Reglementierten Beauftragten übergeben haben
- Dienstleister, die das Lager des Bekannten Versenders betreuen oder Luftfrachtsendungen kommissionieren
- Dienstleister, die Hausmeister- oder Reinigungsleistungen im Lagerbereich oder in den Versandbüros erbringen.
Nach Auskunft des Luftfahrtbundesamtes geben die oben genannten Speditionen/Frachtführer künftig eine Transporteurserklärung nach Anhang 6-E der Verordnung 185/2010 ab. Diese Erklärung musste bis 29. April 2010 beim Auftraggeber, also dem Bekannten Versender oder dem Reglementierten Beauftragten sein. Sie finden den Download in der Servicespalte neben dem Text.
Lagerhalter und ähnliche Dienstleister mussten ursprünglich Reglementierte Beauftragte werden, kurz vor Ablauf der Frist war dann doch auch der bekannte Versender möglich. Unter bestimmten Voraussetzungen können sie sich nach Angaben des Luftfahrtbundesamtes auch als Bekannter Versender registrieren lassen. Dies gilt dann, wenn diese eine Sicherheitserklärung an einen Reglementierten Beauftragten abgeben (also nicht an ihren Auftraggeben, den Bekannten Versender, sondern an dessen Reglementierten Beauftragten). Stichtag war der 28. April 2010. Weitere Voraussetzungen sollen sein:
- die Ware wird erst im Lager zur Luftfracht, d.h. dies ist nicht schon bei der Einlagerung klar oder die Einlagerungsdauer liegt unter 24 Stunden und
- die Ware wird ab diesem Zeitpunkt vor unbefugtem Zugriff geschützt
Erbringer von Hausmeister- und Reinigungsdienstleistungen im Lager für Luftfrachtsendungen oder in den Büroräumen, in denen Versandpapiere erstellt werden, sollen dies anscheinend unter Aufsicht des Bekannten Versenders tun.
6. Geschäftliche Versender
Neben dem Bekannten Versender gibt es auch den Spezialfall des Geschäftlichen Versenders. Geschäftliche Versender werden vom jeweiligen Reglementierten Beauftragten anerkannt, nachdem sie diesem eine Sicherheitserklärung abgegeben haben. Die Sicherheitserklärung "Geschäftliche Versender" finden Sie in der Serviceleiste neben dem Text. Das System entspricht dem früheren Ablauf beim Bekannten Versender. Eine behördliche Zulassung wird nicht benötigt. Allerdings besteht die Gefahr, dass der Geschäftliche Versender abgeschafft wird.
Der Geschäftliche Versender ist aber nur möglich, wenn von vorneherein klar ist, dass keine Passagierflugzeuge benutzt werden. Die Fracht darf ausschließlich mit Frachtflugzeugen oder reinen Postflugzeugen verschickt werden. Außerdem übergeben sie ihre Fracht ausschließlich an Reglementierte Beauftragte. Um dies sicherstellen zu können, ist eine extrem enge Kooperation zwischen dem Geschäftlichen Versender und dem Reglementierten Beauftragten erforderlich.
Natürlich kann ein Unternehmen je nach Versandart unterschiedlich vorgehen. So ist es denkbar, dass das Unternehmen beispielsweise für große Maschinen, die ohnehin nur in Frachtflugzeugen transportiert werden können, als Geschäftlicher Versender agiert und für kleine Pakete, bei denen unklar ist, womit sie transportiert werden, unbekannter Versender ist. Hierzu ist eine Abstimmung mit den Logistikdienstleistern erforderlich.
Wir bedanken uns bei der IHK Region Stuttgart für die freundliche Genehmigung zur Wiedergabe dieser Informationen.
