Lieferantenerklärungen gehören mit zu den am häufigsten ausgestellten Handelsdokumenten. Sie geben dem Kunden die Möglichkeit, im Falle eines späteren Exports der Ware seinem ausländischen Kunden einen Zollvorteil (Zollpräferenz) zur Verfügung stellen zu können.
Die Anforderungen an dieses Dokument sind hoch; da steuerrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen sowie Schadenersatzforderungen bei falscher Ausstellung drohen können. Daher bietet die IHK Nordschwarzwald zu diesem Thema Info-Veranstaltungen an.
Wichtigste Neuerungen September 2011
Folgende Änderungen wurden vorgenommen:
- Bei der nationalen Ursprungslandeintragung wurde hinzugesetzt "wenn die Ware dort hergestellt wurde".
- Bei Serbien wurde "oder RS" ergänzt.
- Bei den WPS wurde "=PG ohne FJ" ergänzt.
- Bei der Republik Korea wurde "ab Inkrafttreten" und auch der Absatz auf die Einführung zum 1.7.2011 herausgenommen.
- In der LLE war der Hinweis auf die nachträgliche Ausstellung zwei Mal enthalten, davon ist jetzt eine Fassung unter "Allgemeines" herausgenommen worden. Bei der Fussnote 7 ist es als Erläuterung geblieben.
Allgemeine Formvorschriften:
Für Lieferantenerklärungen müssen keine Vordrucke verwendet werden. Es ist ausreichend, den Text der Einzel-Lieferantenerklärung auf der Handelsrechnung oder auf einem sonstigen Handelspapier (z.B. dem Lieferschein) bzw. Langzeit-Lieferantenerklärungen auf Firmenpapier abzugeben
Die Waren selbst müssen klar benannt werden, allgemeine Sammelbezeichnungen wie z.B. "Ersatzteile für Pumpen" oder "alle von uns gelieferten Waren" reichen nicht aus. Warennummern sollten nicht aufgeführt werden.
Bei der Nennung der Länder, für die die Lieferantenerklärung gilt, können sowohl die offiziellen Länderbezeichnungen als auch die zweistelligen ISO-Alpha-Codes verwendet werden. Sammelbezeichnungen wie z.B. „EFTA” oder „MOEL” sind unzulässig.
Da es keinen ISO-Ländercode für die Europäische Gemeinschaft gibt und EG für Ägypten und EC für Ecuador angenommen wird, sollte die "Europäische Gemeinschaft" entweder ausgeschrieben oder beispielsweise mit EEC, CEE, CE abgekürzt werden.
Als Ursprungsland kommt in Frage:
- die Europäische Gemeinschaft (ein einzelner Mitgliedstaat wie Deutschland kann ggf. zusätzlich angegeben werden), oder
- die Europäische Union im Zusammenhang mit Exporten in die Republik Korea (KR) und in Entwicklungsländer/APS (ein einzelner Mitgliedstaat wie "Deutschland" kann ggf. zusätzlich angegeben werden), oder
- der Europäische Wirtschaftsraum/EWR (ein einzelner Mitgliedstaat wie "Norwegen" kann ggf. zusätzlich angegeben werden), oder
- ein präferenzieller Partnerstaat der Gemeinschaft im Falle einer Kumulierung.
Sollen in einer Lieferantenerklärung alle zulässigen Bestimmungsländer eingetragen werden, wäre es auch möglich, als Ursprungsland "Europäische Gemeinschaft/Union" einzutragen. Es ist nicht erforderlich, für die gleiche Sendung eine Lieferantenerklärung mit der Ursprungsangabe "Europäische Union" für die Republik Korea sowie ggf. APS und eine zweite mit der Ursprungsangabe "Europäische Gemeinschaft" für alle anderen Abkommensländer auszustellen
Das Bundesfinanzministerium hat 2004 festgelegt, dass Langzeit-Lieferantenerklärungen, die eine Ausschlussklausel aufweisen, nicht anerkannt werden können. Mit Ausschlussklausel ist eine pauschale Rahmenerklärung zu verstehen, die die Aussage zum tatsächlichen Ursprung durch Verweis auf spätere Einzeldokumente (Rechnungen, Lieferscheine etc.) und eine darin möglicherweise vorhandene oder auch nicht vorhandene Kennzeichnung einschränkt.
Der Verweis auf eine unmittelbare Anlage zur Langzeit-Lieferantenerklärung, die eine Aufstellung der Waren enthält, für welche die Erklärung Gültigkeit hat (Präferenzursprungswaren), ist und bleibt weiterhin zulässig.
Hinweis auf Aufbewahrungsfrist: Nach aktueller Interpretation des Ministeriums sind Lieferantenerklärungen Geschäftsdokumente, für die die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt. Das Zollamt verlangt, daß ein direkter Zugang zu den Nachweisen für Zollprüfungen 3 Jahre gewährt sein muss.
Aus den Beratungen und Seminaren haben die IHKs erfahren, dass es häufig zu Fehlinterpretationen kommt, weil man den in der Lieferantenerklärung genannten Gültigkeitszeitraum gleichzeitig auch als Verwendungszeitpunkt einstuft. D.h. eine Lieferantenerklärung aus dem Jahr 1992 (galt für alle Lieferungen vom 1. Januar 1992 bis zum 31.12.1992) und kann unabhängig von den zuvor genannten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen noch als Präferenzvornachweis dienen, wenn sich diese Ware noch im Lager befinden sollte und erst heute ein Verkauf erfolgt.
Lieferanten sind nicht gesetzlich verpflichtet Lieferantenerklärungen auszustellen. Bei entsprechender Vereinbarung kann aber eine vertragliche Pflicht bestehen.
