Behördliche Durchsuchungen - Entscheidung im Morgengrauen

Berlin, 2008-04-04. Unangekündigte Durchsuchungen vor den Bürozeiten, auf Englisch dawn raids, sorgen immer wieder für Schlagzeilen, wenn Großunternehmen betroffen sind. Doch auch kleinere Firmen können ins Visier der Behörden gelangen und sollten auf ein solches Ereignis vorbereitet sein.

Staatsanwaltschaft, Steuerfahndung oder Kartellamt melden sich vor einem Geschäftsbesuch niemals – und treffen dann oft nur auf einen unvorbereiteten Wachmann. Das ist Absicht, denn Behörden reagieren damit auf einen Verdacht, dem sie nachgehen müssen. Die Zahl der unangemeldeten und stets unangenehmen Unternehmensbesuche hat in den vergangenen Jahren zugenommen. Allein das Bundeskartellamt hat laut eigenen Angaben 2007 95 Unternehmen durchsuchen lassen. In 45 Fällen wurden 2007 gegen Unternehmen Bußgelder verhängt.

Kronzeugenregelung und Selbstanzeige

Der Grund für diesen wachsenden Eifer ist unter anderem der Erfolg der seit 2000 angewendeten und 2006 neu gefassten Kronzeugenregelung. Unternehmen und auch Angestellte können demnach durch eine Selbstanzeige ihre eigene Strafe mildern, während ihre „Mitverschwörer“ hart ran genommen werden. 2007 wurden beim Bundeskartellamt 33 Anträge auf Teilnahme an der Kronzeugenregelung gestellt Auch unfreundliche Trennungen von Mitarbeitern, Ehescheidungen oder Beschwerden von Kunden, Lieferanten oder Wettbewerbern können zu Ermittlungen führen.

Beschlagnahme verursacht Kosten im Betrieb

Unabhängig eines rechtswidrigen Handelns können Unternehmen also Ziel von dawn raids werden, es reicht, dass sie bei den Behörden belastet werden. Eine Durchsuchung kann mehrere Tage in Anspruch nehmen. Die Beamten können Festplatten und Originaldokumente beschlagnahmen, die dann erst mal für eine Weile fehlen, der gute Name eines Unternehmens taucht unter negativem Vorzeichen in den Medien auf. Zudem wird es eine Zeit dauern, wieder Ordnung ins Büro zu bringen. All das verursacht Kosten, von Bußgeldern, Rückstellungen und Schadenersatzforderungen mal ganz abgesehen.

So wappnen Sie sich

Eine Vorbereitung auf den Fall der Fälle ist deshalb ratsam. Dazu gehören:

1. Mitarbeiter schulen: Kommunikationstraining und Rechtsschulungen verhindern, dass Mitarbeiter durch ungeschickte oder scherzhafte Aussagen unnötige Verdachtsmomente schaffen. Das sensibilisiert für die Frage, in welchen Situationen eine Rückversicherung bei der Rechtsabteilung oder externen Anwälten geboten ist. Vertriebsmitarbeiter, Geschäftsführer und Vorstände sollten wissen, welche Rechte Vertreter durchsuchter Unternehmen haben, da im Ernstfall auch die Durchsuchung ihrer Privatwohnung und ihres Autos zulässig sind.

Verantwortlichkeit für „Compliance“ benennen: Bestimmte Branchen stehen unter besonderer Beobachtung gerade der Kartellbehörden, zum Beispiel die Chemie-, Papier-, Bau-, Beton- und Pharmaindustrie. Ein „Compliance-Beauftragter“ organisiert regelmäßige Schulungen und überwacht die Einhaltung der Regeln.
EDV vorbereiten: Das EDV-System sollte so ausgelegt sein, dass es eine Serverdurchsuchung unterstützt, indem zum Beispiel schnell Kopien aller vorhandenen Daten gemacht werden können. So können Unternehmen im Ernstfall eine Beschlagnahme des Servers verhindern.
Rechtliche Vorbereitung: Das Management sollte die Handy-Nummern ihrer Anwälte für den Notfall haben. Unzulässige Einsichtnahmen, Beschlagnahmen und Befragungen können diese nur effizient abwehren, wenn sie mit Produkten und Abläufen vertraut sind.
Einrichtung von Notfallplänen: Diese sorgen dafür, dass eine Durchsuchung den Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich beeinträchtigt. Darin sollten festgelegt sein:

Zuständigkeiten: Wer alarmiert die Geschäftsführung und ruft juristischen Beistand herbei? Wer empfängt die Beamten und sorgt dafür, dass der Durchsuchungsbeschluss geprüft wird? Wer begleitet die Beamten während der Durchsuchung und achtet auf die Einhaltung der Rechte, die Unternehmen im Rahmen einer Durchsuchung haben? Hier sollte die entsprechende Person besonders geschult sein

Räumlichkeiten: Der Raum sollte möglichst nicht mitten im Geschäftsbetrieb liegen und Kopiermöglichkeiten vorsehen, damit die Beamten Ihre Unterlagen nicht beschlagnahmen müssen.

Weitere Informationen:
Dr. Jan Dreyer, DLA Piper UK LLP
Hohenzollernring 72, 50672 Köln
E-Mail: jan.dreyer@dlapiper.com
Tel.: 0221 / 277277330

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