Einstellung von Arbeitnehmern - Hinweise für Arbeitgeber

Inhaltsverzeichnis

1. Vor Abschluss des Arbeitsvertrages
1.1 Die Stellenausschreibung
1.2 Personalauswahl
1.3 Fragerecht des Arbeitgebers
1.4 Ersatz von Vorstellungskosten
1.5 Staatliche Zuschüsse
1.6 Arbeitspapiere
1.7 Anhörung des Betriebsrats
2. Der Inhalt des Arbeitsvertrages
2.1 Form des Arbeitsvertrages
2.2 Probezeit / befristeter Probearbeitsvertrag
2.3 Tarifverträge
2.4 Betriebliche Übung und Gleichbehandlungsgrundsatz
2.5 Arbeitszeit/Überstunden
2.6 Vergütung
2.7 Urlaub
2.8 Nebentätigkeit
2.9 Kündigungsfristen
2.10 Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
3. Besondere Arbeitsverhältnisse
3.1 Der befristete Arbeitsvertrag
3.2 Teilzeitarbeit/ Geringfügig entlohnte Beschäftigte/ Kurzfristige Beschäftigung
4. Besondere gesetzliche Regelungen
5. Sozialversicherungsrecht
5.1 Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung
5.2 Die gesetzliche Unfallversicherung
6. Steuerrecht

Diese IHK-Information gibt einen ersten kurzen Überblick über die wichtigsten Aspekte, die bei der Einstellung von Arbeitnehmern zu berücksichtigen sind. Da im Arbeitsrecht neben einer Vielzahl von Gesetzen auch Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen gelten können, ist im Einzelfall eine eingehende Rechts- und Steuerberatung ratsam.

Eine Alternative zur Einstellung von Arbeitnehmern kann die Einschaltung von Zeitarbeitskräften oder die Zusammenarbeit mit Selbständigen (z.B. Subunternehmern oder freien Mitarbeitern) sein. Grundvoraussetzung hierfür ist, dass die Tätigkeiten tatsächlich selbständig durchgeführt werden können, also Freiheiten bezüglich Zeit, Ort und Art der Ausübung der Tätigkeit vorhanden sind, (also keine Scheinselbständigkeit gegeben ist). Einem etwaigen Kostenvorteil steht in der Praxis der sich oft erst später zeigende Nachteil gegenüber, dass nur in begrenztem Umfang auf die Tätigkeitserledigung Einfluss genommen werden kann, weil das Weisungsrecht - als Kernelement des Arbeitsverhältnisses - naturgemäß fehlt. Auch fehlen bei Selbstständigen grundsätzlich besondere Loyalitätspflichten wie das Verbot, selbst nebenberuflich Wettbewerbstätigkeiten auszuüben oder mit Wettbewerbern zusammenzuarbeiten.

Diese Information wurde mit großer Sorgfalt erarbeitet. Eine Haftung für die Richtigkeit der Inhalte kann jedoch nicht übernommen werden.

1. Vor Abschluss des Arbeitsvertrages
1.1 Die Stellenausschreibung
Eine Stellenausschreibung muss geschlechtsneutral formuliert sein (z.B. "Wir suchen Kaufmann/Kauffrau für..."). Andernfalls drohen dem Arbeitgeber Schadensersatzpflichten der andersgeschlechtlichen Bewerber. Außerdem muss die Ausschreibung auch als Teilzeitarbeitsplatz erfolgen, wenn sich der Arbeitsplatz dafür eignet.

1.2 Personalauswahl
Grundsätzlich können Sie sich unter den Bewerbern für denjenigen entscheiden, der Ihnen nach Ihrer Auffassung am geeignetsten erscheint. Die Auswahlfreiheit des Arbeitgebers ist jedoch durch zahlreiche gesetzliche Beschäftigungsverbote (z.B. bei Kindern) und -gebote (z.B. Schwerbehinderte) begrenzt. Nachfolgend einige Hinweise:

Staatsangehörige der EU-Staaten

Angehörigen derjenigen Staaten, die schon vor dem 1. Mai 2004 EU-Mitglieder waren, dürfen bei der Begründung von Arbeitsverhältnissen nicht benachteiligt werden.

Angehörige der am 1. Mai 2004 beigetretenen Staaten unterliegen Beschränkungen. Für die ersten zwei Jahre nach Beitritt zur EU, also bis 2006 gilt noch keine Arbeitnehmerfreizügigkeit. Eine Beschäftigung von Gastarbeitnehmern, Werkvertragsarbeitnehmern, Grenzgängern (nur aus Polen und der Tschechischen Republik) und Saisonarbeitnehmern ist unter bestimmten, engen Voraussetzungen möglich.

Nicht EU-Angehörige

Nicht EU-Angehörige Ausländer benötigen zur Aufnahme einer Arbeitnehmertätigkeit in Deutschland grundsätzlich außer einem gültigen Pass und einer Aufenthaltsgenehmigung (wird von der zuständigen Ausländerbehörde ausgestellt) eine Arbeitsgenehmigung (wird vom zuständigen Arbeitsamt ausgestellt). Da letztere meist nur befristet ausgestellt wird, sollte auch der Arbeitsvertrag nur auf diese Zeit befristet werden.

Asylberechtigte

Asylberechtigte dürfen, solange sie die Pflicht haben, in einer Aufnahmeeinrichtung zu wohnen, keiner Erwerbstätigkeit nachgehen. Erst wenn sie durch das Bundesamt als Asylberechtigte anerkannt sind, ist eine Arbeitsaufnahme grundsätzlich möglich (vgl. oben: "Nicht EU-Angehörige").

Kinder/Jugendliche

Die Beschäftigung von Kindern (bis 14 Jahre) ist grundsätzlich unzulässig. Jugendliche Arbeitnehmer benötigen für den Abschluss eines Arbeitsvertrages die Zustimmung/Genehmigung der gesetzlichen Vertreter. Arbeitgebern mit einschlägigen Vorstrafen ist es untersagt, minderjährige Arbeitnehmer zu beschäftigen.

1.3 Fragerecht des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber kann bei der Einstellung sämtliche für ihn entscheidenden zulässigen und unzulässigen Fragen stellen. Der Arbeitnehmer ist jedoch nur verpflichtet, zulässige Fragen wahrheitsgemäß zu beantworten. Antwortet der Arbeitnehmer auf eine zulässige Frage wahrheitswidrig, steht dem Arbeitgeber meist das Recht zu, den Vertrag später anzufechten, wenn die Einstellung aufgrund der wahrheitswidrigen Antwort erfolgte. Eine wahrheitswidrige Antwort auf eine unzulässige Frage hat für den Arbeitnehmer hingegen keine rechtlichen Konsequenzen.

Uneingeschränkt zulässig sind:

die Frage nach Personenstand, beruflichem Werdegang und fachlichen Fähigkeiten, sowie die Frage nach Wettbewerbsverboten aus früheren Arbeitsverhältnissen,

die Frage nach einer Schwerbehinderung (Grad der Behinderung mindestens 50 Prozent). Der Bewerber braucht jedoch nicht von sich aus auf eine Behinderung (unter 50 Prozent) hinweisen, wenn er die Anforderungen an den Arbeitsplatz erfüllen kann.

Bei einem speziellen Bezug zur künftigen Arbeit können auch folgende Fragen zulässig sein:

nach den Vermögensverhältnissen, beispielsweise ob erhebliche Lohnpfändungen bestehen,

nach einer Schwangerschaft allenfalls bei befristeten Einstellungen, wenn Beschäftigungsverbote bestehen; solange eine Bewerberin die Anforderungen an den Arbeitsplatz erfüllen kann, braucht sie nicht von sich aus auf eine bestehende Schwangerschaft hinweisen.

zum Gesundheitszustand. Nach einer HIV-Infektion darf nur bei Heil- und Pflegeberufen gefragt werden. Die Frage nach AIDS ist hingegen zulässig, da in absehbarer Zeit mit der Gefahr der Erkrankung und einer Arbeitsunfähigkeit zu rechnen ist.

nach Vorstrafen, so etwa bei Kassierern die Frage nach Vorstrafen wegen Vermögensdelikten. Soweit der Führerschein für die Arbeitstätigkeit erforderlich ist, darf auch nach schwebenden Strafverfahren gefragt werden, aufgrund derer der Führerscheinentzug wahrscheinlich ist.

nach einer Scientology-Zugehörigkeit, soweit es sich um eine Vertrauensposition handelt.

Nicht zulässig sind Fragen nach den Vermögensverhältnissen, nach einer Eheschließung in absehbarer Zeit oder nach einer Gewerkschafts-, Partei- oder Religionszugehörigkeit. Ausnahmen gelten für Tendenzbetriebe. Auch auf die Frage nach der bisherigen Vergütung braucht der Bewerber nicht antworten.

Ärztliche Einstellungsuntersuchungen und psychologische Eignungstest dürfen nur in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen oder mit ausdrücklicher Zustimmung des Bewerbers durchgeführt werden.

1.4 Ersatz von Vorstellungskosten
Auch wenn das Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt, sind Vorstellungskosten (grundsätzlich die Hin- und Rückfahrt mit der Bahn 2. Klasse; nur ausnahmsweise auch Übernachtung, Verpflegung oder Verdienstausfall) des Bewerbers zu erstatten, wenn die Vorstellung auf Einladung des Arbeitgebers erfolgte.

Tipp: Der Arbeitgeber kann diesen Anspruch bei der Einladung zur Vorstellung ausdrücklich schriftlich ausschließen (z.B. "Auslagen können leider nicht übernommen werden").

1.5 Staatliche Zuschüsse
Das Dritte Sozialgesetzbuch kennt unter anderem Eingliederungs- und Einstellungszuschüsse, Zuschüsse zur Ausbildungsvergütung und zur Eingliederung Behinderter (Informationen hierzu erteilt der Integrationsfachdienst Pforzheim, Güterstr. 39, 75177 Pforzheim, Telefon:07231-56616-0, info@ifd-pforzheim.de. Der Integrationsdienst in Stuttgart ist telefonisch erreichbar unter: 0711-6375387, Fax: 0711-6375260.
Diese Zuschüsse sind vor Abschluss eines Arbeitsvertrages bei der zuständigen Agentur für Arbeit formlos zu beantragen (nähere Auskünfte gibt die Agentur für Arbeit.

Eingliederungszuschüsse zum Arbeitsentgelt können bei der Einstellung von besonders förderungsbedürftigen Arbeitnehmern gewährt werden. Diese sollen einen Ausgleich für Minderleistungen darstellen. Förderhöhe und Förderdauer richten sich nach dem Umfang der Minderleistung, die aus den besonderen eine
- einer besonderen Einarbeitung bedürfen, z.B. Arbeitslose, oder
- erschwert zu vermitteln sind (Langzeitarbeitslose, Behinderte) oder
- das 50. Lebensjahr vollendet haben oder
- Arbeitnehmer unter 25 Jahren ohne betriebliche Ausbildung oder
- Berufsrückkehrer, z.B. Personen nach einer Familienpause, sind.

Die Höhe und die Dauer der Zuschüsse richten sich nach den jeweiligen Eingliederungserfordernissen und dem Umfang der Minderleistung des Arbeitnehmers.

Einstellungszuschüsse können Existenzgründern gewährt werden, wenn
- sie erst seit maximal zwei Jahren selbstständig tätig sind und
- sie einen Arbeitslosen oder förderungsbedürftigen Arbeitnehmer auf einem neu geschaffenen Arbeitsplatz unbefristet einstellen
- der Arbeitgeber insgesamt nicht mehr als fünf Arbeitnehmer beschäftigt
- sie eine Stellungnahme einer fachkundigen Stelle über die Tragfähigkeit der Existenzgründung (bspw. der IHK) vorlegen.

Der Zuschuss wird für höchstens zwölf Monate in Höhe von 50 Prozent des berücksichtigungsfähigen Arbeitsentgeltes gewährt.

1.6 Arbeitspapiere
Bei Vertragsschluss kann der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die Vorlage der folgenden Arbeitspapiere verlangen:

Lohnsteuerkarte (dazu Steuerrecht)

Sozialversicherungsausweis (wird von der Datenstelle der Rentenversicherung auf Antrag des Arbeitnehmers ausgestellt)

Kindergeldbescheinigung

Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub (Urlaubsbescheinigung)

Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen

die vom Arbeitgeber bei Ende des Arbeitsverhältnisses nach § 312 SGB III auszustellende Arbeitsbescheinigung

Arbeits- oder Abschlusszeugnis.

Im Baugewerbe kommt die Lohnnachweiskarte für Urlaub, Lohnausgleich und Zusatzversorgung hinzu, in der Lebensmittelbranche das Gesundheitszeugnis, bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten die Arbeitsgenehmigung und bei Jugendlichen die Gesundheitsbescheinigung.

Arbeits-/Abschlusszeugnis, Sozialversicherungsausweis und Arbeitsbescheinigung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nach Vorlage wieder aushändigen. Die anderen Arbeitspapiere hat er sorgfältig aufzubewahren.

1.7 Anhörung des Betriebsrats
Soweit im Betrieb mehr als 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer beschäftigt sind, ist bei der Einstellung eines Arbeitnehmers in den Betrieb der Betriebsrat - sofern vorhanden - zu beteiligen.

2. Der Inhalt des Arbeitsvertrages
2.1 Form des Arbeitsvertrages
Der Abschluss eines Arbeitsvertrages ist, soweit tarifvertraglich nichts anderes bestimmt ist, auch mündlich möglich (Ausnahme: Die Befristung eines Arbeitsverhältnisses und ein etwaiges nachvertragliches Wettbewerbsverbot müssen schriftlich vereinbart werden). Der Arbeitgeber ist jedoch durch das Nachweisgesetz verpflichtet, dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbestimmungen über

Name und Anschrift der Vertragsparteien,

Beginn (bei befristeten Arbeitsverhältnissen auch die voraussichtliche Dauer) des Arbeitsverhältnisses,

Arbeitsort (gegebenenfalls Hinweis auf verschiedene Beschäftigungsorte),

Tätigkeit,

Zusammensetzung, Höhe und Fälligkeit des Arbeitsentgelts,

Arbeitszeit,

Urlaub,

Kündigungsfristen,

anwendbare Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen

geringfügig Beschäftigte müssen darauf hingewiesen werden, dass sie in der Rentenversicherung durch Aufstockung der pauschalen Arbeitgeberbeiträge höhere Rentenanwartschaften und Ansprüche auf weitere Leistungen der Rentenversicherung (wie beispielsweise Kuren) erwerben können.

schriftlich auszuhändigen. Im Übrigen empfiehlt es sich aber auch schon aus Beweisgründen, einen Arbeitsvertrag schriftlich abzuschließen.

Je genauer die Tätigkeit im Arbeitsvertrag festgelegt wird, desto geringer ist die Möglichkeit des Arbeitgebers, im Rahmen seines Weisungsrechts später einseitig Arbeitsinhalte zu ändern. Deshalb sollten Tätigkeiten möglichst breit beschrieben werden.

Tipp: Zusätzlich empfiehlt sich die Klausel: "Der Arbeitgeber ist berechtigt, dem Arbeitnehmer auch andere zumutbare Tätigkeiten zuzuweisen, die seiner Qualifikation entsprechen."

Soweit der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden soll, ist ein solcher Hinweis in den Arbeitsvertrag aufzunehmen.

2.2 Probezeit/befristeter Probearbeitsvertrag
Sollen die ersten Monate als Probezeit gelten, muss dies ausdrücklich vereinbart werden. Sie ist maximal bis zu sechs Monaten zulässig (z. B. "Die ersten ... Monate gelten als Probezeit"). Die Vereinbarung hat den Vorteil, dass der Vertrag ohne besonderen Grund innerhalb der Probezeit mit lediglich zweiwöchiger Frist kündbar ist. Soweit in einbezogenen Tarifverträgen eine längere Frist bestimmt ist, gilt diese vorrangig.

Von der Vereinbarung einer Probezeit im Arbeitsvertrag ist der "befristete Probearbeitsvertrag" zu unterscheiden. Hier wird ein Vertrag "vom ... bis zum ... " als Probearbeitsverhältnis geschlossen. Mit dem Ablauf der Zeit, für die der Vertrag geschlossen ist, endet dann dieses Arbeitsverhältnis automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Soweit sich der Arbeitnehmer innerhalb dieses befristeten Probearbeitsvertrages als geeignet erweist und fest eingestellt werden soll, muss ein neuer Arbeitsvertrag geschlossen werden.

Vorteilhaft ist, dass bei diesem Probearbeitsvertrag besondere Kündigungsschutzvorschriften nicht anwendbar sind, d. h. das Probearbeitsverhältnis endet zum vereinbarten Zeitpunkt, unabhängig von evtl. zwischenzeitlich eingetretenen Kündigungsverboten (z. B. Schwangerschaft).

2.3 Tarifverträge
Inhaltlich ist der Arbeitsvertrag hinsichtlich aller Konditionen im Rahmen der gesetzlichen Mindestbestimmungen (z.B. Bundesurlaubsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz, Arbeitszeitgesetz) frei verhandelbar. Die Verhandlungsspielräume sind jedoch oft durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und betriebliche Übung eingeschränkt.

Ein Tarifvertrag ist für ein Unternehmen verbindlich, wenn der Arbeitgeber Mitglied eines Arbeitgeberverbandes ist, die Geltung eines Tarifvertrages arbeitsvertraglich vereinbart wurde oder - und das wird leider oft übersehen - wenn durch den Bundesminister für Wirtschaft und Arbeit ein Tarifvertrag für allgemeinverbindlich erklärt worden ist. Dadurch sind in diesen Branchen für jedes Unternehmen detaillierte arbeitsvertragliche Einzelheiten vorgeschrieben, die teilweise weit über den gesetzlichen Mindeststandards liegen.

Näheres zu Tarifverträgen und Auskunftsmöglichkeiten über deren Inhalt (mit Stand vom 1. Januar 2005) finden Sie im ebenfalls auf unserer Homepage eingestellten Schreiben des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit zur Tarifauskunft (Dok.-Nr. 12171). Ausführliche Informationen zu Tariflöhnen und Tarifverträgen finden Sie im Internetauftritt der Hans-Böckler-Stiftung (www.boeckler.de - nicht verlinkt). Neben der IG Metall hat auch die Dienstleistungsgewerkschaft Verdi Baden-Württemberg Entgelttarifverträge ins Internet eingestellt. Informationen stellt auch Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit im Internet unter www.bmwa.bund.de zur Verfügung.

2.4 Betriebliche Übung und Gleichbehandlungsgrundsatz
Auch ohne ausdrückliche Vereinbarung können bestimmte bisherige Handhabungen des Arbeitgebers als "betriebliche Übung" Vertragsinhalt werden. So erwächst dem Arbeitnehmer ein Anspruch auf Vergünstigungen, die der Arbeitgeber über einen längeren Zeitraum hinweg anderen Arbeitnehmern vorbehaltlos gewährt hat (z. B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld bei dreimaliger Gewährung). Nach dem Grundsatz der Gleichbehandlung aller Arbeitnehmer in einem Betrieb steht ein solcher Anspruch auf eine Gratifikation dann auch neu eintretenden Arbeitnehmern zu. Aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz folgt auch die prinzipielle Verpflichtung, einen solchen Gratifikationsanspruch nicht nur den Vollzeit-, sondern (anteilig) auch den Teilzeitkräften (z. B. den geringfügig Beschäftigten) zu zahlen.

2.5 Arbeitszeit/Überstunden
In welchem zeitlichen Umfang Sie jemanden beschäftigen wollen, obliegt in der Regel Ihrer Entscheidung. Die werktägliche Arbeitszeit ist anzugeben. Sie darf acht Stunden pro Tag grundsätzlich nicht überschreiten. In der Praxis kann die Arbeitszeit ausnahmsweise auf bis zu zehn Stunden täglich erhöht werden, soweit innerhalb eines halben Jahres ein entsprechender Stundenausgleich erfolgt.

Tipp: Da es umstritten ist, ob und unter welchen Voraussetzungen der Arbeitnehmer Überstunden ohne besondere Rechtsgrundlage leisten muss, empfiehlt sich die Aufnahme entsprechender Bestimmungen in den Arbeitsvertrag. Im Vertrag kann geregelt werden: "Die Verteilung der Arbeitszeit richtet sich nach den betrieblichen Erfordernissen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften. Sie wird jeweils vom Vorgesetzten - jederzeit abänderbar - festgelegt."

Außerdem sollte geregelt werden, was mit den geleisteten Überstunden geschehen soll, z.B. ob und wann sie ausbezahlt werden, ob Zuschläge gezahlt werden oder ob und wann der Mitarbeiter Zeitausgleich nehmen soll bzw. wann die Überstunden eventuell verfallen.

Soweit ein Betriebsrat existiert, ist er bei einer eventuellen Verkürzung bzw. Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit hinzuzuziehen.

2.6 Vergütung
Grundsätzlich ist auch die Höhe der Vergütung - wenn sie nicht z.B. durch Tarifverträge festgeschrieben ist - frei verhandelbar. Sie wird sich in der Regel danach richten, wie sehr Sie an der Mitarbeit des Bewerbers in Ihrem Unternehmen interessiert sind und wie Ihr übriges Lohngefüge aussieht. Die Höhe des Entgelts, evtl. Zuschläge und sonstige Sonderzahlungen sowie ihre Fälligkeit sind in den Vertrag aufzunehmen. Sofern Zuschläge und Sonderzahlungen nur freiwillig gezahlt werden sollen, muss dies schriftlich vermerkt werden.

Tipp: Werden Sonderzahlungen geleistet, empfiehlt es sich, die Klausel: "Sondervergütungen werden nicht für Zeiten bezahlt, in denen das Arbeitsverhältnis ruht" aufzunehmen. So können Ansprüche von Arbeitnehmern ausgeschlossen werden, die bspw. aufgrund von Wehrdienst oder Elternzeit zur Zeit nicht arbeiten.

Für die Bearbeitung evtl. Pfändungen von Lohnforderungen kann eine angemessene Bearbeitungspauschale im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Es ist auch möglich, einzelvertraglich eine Abtretung der Lohnforderung auszuschließen.

Bei geringfügig entlohnten Beschäftigten ist der Zusatz aufzunehmen: "Der Arbeitnehmer ist darauf hingewiesen worden, dass er in der gesetzlichen Rentenversicherung die Stellung eines versicherungspflichtigen Arbeitnehmers erwerben kann, wenn er auf die Versicherungsfreiheit durch Erklärung gegenüber dem Arbeitgeber verzichtet."

2.7 Urlaub
Die Dauer des jährlichen Urlaubs ist in den Vertrag aufzunehmen. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch des Arbeitnehmers beträgt jährlich mindestens 24 Werktage. Da der Samstag auch ein Werktag ist, der Gesetzgeber also von einer Sechs-Tage-Woche ausgeht, beträgt der Mindesturlaub bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage im Jahr (für die Berechnung gilt: jährlicher Mindesturlaubsanspruch = 4 x Anzahl der Arbeitstage pro Woche), unabhängig davon, wie viele Stunden der Arbeitnehmer pro Tag arbeitet. Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach sechs Monaten. Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, so sind die durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachgewiesenen Tage nicht auf den Urlaub anzurechnen.

Tipp: Der Arbeitgeber kann durch Vereinbarung der Klausel: "Scheidet der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres aus, so kann der über den gesetzlichen Urlaubsanspruch hinausgehende vereinbarte Urlaub anteilig gekürzt werden" bares Geld sparen.

2.8 Nebentätigkeit
Sinnvoll ist es ebenfalls, die Aufnahme einer Nebentätigkeit durch den Arbeitnehmer von Ihrer schriftlichen Zustimmung abhängig zu machen.

2.9 Kündigungsfristen
Tipp: Grundsätzlich sollte vereinbart werden, dass eine Kündigung vor Arbeitsantritt ausgeschlossen ist und dass im Falle des Nichtantritts der Arbeit eine Vertragsstrafe zu zahlen ist. Dadurch hat der Arbeitgeber zumindest einen gewissen Ersatz dafür, dass er anderen Bewerbern abgesagt hat und die Stelle wieder neu besetzen muss. Die Höhe der Vertragsstrafe muss angemessen sein. Bei einer 14-tägigen Kündigungsfrist während der Probezeit darf sie maximal einem halben Brutto-Monatsgehalt entsprechen.

Eine solche Vertragsstrafe kann im Übrigen auch für den Fall vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer ohne Einhaltung der Kündigungsfrist den Arbeitsplatz verlässt.

Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt grundsätzlich vier Wochen zum 15. eines Monats bzw. zum Monatsende. Darüber hinaus gelten für eine Kündigung durch den Arbeitgeber je nach bisheriger Jahresdauer des Arbeitsverhältnisses folgende Steigerungsstufen jeweils zum Ende eines Kalendermonats:

Bei der Berechnung der Beschäftigungsdauer werden Zeiten, die vor Vollendung des 25. Lebensjahres des Arbeitnehmers liegen, nicht berücksichtigt.

Die Bestimmung von kürzeren Kündigungsfristen im Arbeitsvertrag ist i.d.R. (Ausnahme: bei Aushilfen) unwirksam, soweit längere Fristen vereinbart sind, gelten diese. Durch die Vereinbarung einer längeren Kündigungsfrist ist es dem Arbeitgeber möglich, für ihn wichtige Arbeitnehmer länger an den Betrieb zu binden.

Tipp: Empfohlen werden kann weiterhin die Klausel: "Endet das Arbeitsverhältnis aufgrund berechtigter fristloser Kündigung des Arbeitgebers, so hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Bereits erhaltenes Urlaubs- und Weihnachtsgeld ist zurückzuzahlen."

2.10 Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit infolge von Krankheit haben Arbeitnehmer, deren Beschäftigungsverhältnis bereits vier Wochen besteht, für die Dauer von sechs Wochen einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltfortzahlung in Höhe von 100 Prozent des Arbeitsentgelts, welches dem Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden Arbeitszeit zusteht.

Kleine Betriebe (mit max. 30 Mitarbeitern) können die Erstattung ihrer Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung bei Arbeitern nach dem Umlageverfahren U 1 verlangen.

Sofern der Arbeitnehmer von einem Dritten aufgrund gesetzlicher Vorschriften Schadensersatz wegen eines Verdienstausfalls beanspruchen kann, steht dieser Anspruch insoweit dem Arbeitgeber zu, als dieser für den Arbeitnehmer das Entgelt (bis zu sechs Wochen) weiterzahlen und Beiträge zur LVA/BfA oder Arbeitgeberanteile an Beiträgen für die Sozialversicherung leisten muss. Der Arbeitnehmer ist daher verpflichtet, dem Arbeitgeber alle notwendigen Angaben zur Durchsetzung der Ansprüche zu machen.

Sollten einmal Zweifel an der Rechtmäßigkeit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bestehen, kann der Arbeitgeber den medizinischen Dienst der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters einschalten.

3. Besondere Arbeitsverhältnisse
3.1 Der befristete Arbeitsvertrag
Das Gesetz geht grundsätzlich davon aus, dass Arbeitsverträge auf unbestimmte Zeit und als Vollzeitarbeitsverträge geschlossen werden. Diese Grundform wird in der Praxis durch individuelle Vereinbarungen (z.B. durch Befristung oder Teilzeit) häufig abgeändert.

Zulässig befristete Arbeitsverträge enden mit dem Ablauf der Zeit, für die sie eingegangen wurden, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Soweit ein Arbeitsvertrag allerdings unzulässig befristet wurde, gilt er als unbefristeter Arbeitsvertrag und kann dann als solcher nur unter Einhaltung der Kündigungsfristen gekündigt werden. Der Vorteil einer wirksamen Befristung ist, dass weder das Kündigungsschutzgesetz noch besondere Kündigungsschutzbestimmungen (wie sie etwa für Schwangere oder Schwerbehinderte bestehen) berücksichtigt werden müssen.

Tipp: Zu beachten ist, dass mit der Vereinbarung einer Befristung die ordentliche Kündigung stillschweigend ausgeschlossen wird. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen sollte deshalb die Klausel "Das Arbeitsverhältnis endet zum ...., ohne dass es hierfür einer Kündigung bedarf" nicht alleine, sondern immer im Zusammenhang mit einer zusätzlich ausdrücklich vereinbarten ordentlichen Kündigungsmöglichkeit ("Das befristete Arbeitsverhältnis kann von beiden Parteien ordentlich gekündigt werden") verwendet werden.

Grundsätzlich sind befristet Beschäftigte arbeitsrechtlich ebenso zu behandeln wie unbefristet Beschäftigte. Folgende Besonderheiten müssen dabei beachtet werden:

seit 1.Mai 2000 müssen befristete Arbeitsverhältnisse schriftlich abgeschlossen werden.

soweit ein Arbeitsverhältnis auf weniger als vier Wochen befristet ist, besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Der Arbeitgeber muss jedoch in dieser Zeit einen erhöhten Beitrag in die gesetzliche Krankenkasse zahlen.

Kein Urlaubsanspruch entsteht, wenn die Befristung weniger als einen Monat beträgt. Bei weniger als sechs Monaten entsteht nur ein anteilig gekürzter Urlaubsanspruch.

Seit dem 1. Januar 2001 gibt es folgende Möglichkeiten einer Befristung:

a) Befristung ohne sachlichen Grund
Eine Befristung des Arbeitsverhältnisses ist ohne sachlichen Grund möglich, wenn der Arbeitsvertrag die Gesamtdauer von zwei Jahren nicht überschreitet. Innerhalb dieser Zweijahresfrist darf der Arbeitsvertrag bis zu dreimal verlängert werden.

Eine Ausnahme besteht jedoch für Existenzgründer. Sie können befristete Verträge bis zu vier Jahren abschließen. Als Existenzgründung gilt ein Betrieb, dessen Gewerbeanmeldung beim Gewerbe- oder Finanzamt noch nicht vier Jahre zurück liegt. Beruht die Existenzgründung lediglich auf einer Umstrukturierung eines bereits bestehenden Unternehmens oder Konzerns greift die Ausnahme jedoch nicht.

Die Befristung ist ausdrücklich unzulässig, wenn mit dem selben Arbeitgeber bereits zuvor ein befristetes oder ein unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat.

In Tarifverträgen können die Anzahl der Verlängerungen sowie die Höchstdauer der Befristung abweichend festgelegt werden. Im Geltungsbereich solcher Tarifverträge können auch von nicht tarifgebundenen Arbeitgebern und Arbeitnehmern diese Regelungen für die Befristung übernommen werden.

Hat der Arbeitnehmer bereits das 52. Lebensjahr (ab 1. Januar 2007 58 Jahre) vollendet, ist die Befristung ohne sachlichen Grund ohne zeitliche Begrenzung möglich. Die Regelung gilt allerdings nur, wenn das letzte Beschäftigungsverhältnis mit dem gleichen Arbeitgeber mindestens sechs Monate zurückliegt.

b) Befristung mit sachlichem Grund
Befristete Arbeitsverträge sind zulässig, wenn die Befristung durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt ist. Ein solcher liegt insbesondere in folgenden Fällen vor:

1. Aus betrieblichen Gründen besteht nur ein vorübergehender Bedarf an der Arbeitsleistung
2. die Befristung erfolgt im Anschluss an die Ausbildung oder ein Studium
3. der Arbeitnehmer wird zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers beschäftigt
4. die Eigenart der Arbeitsleistung rechtfertigt eine Befristung
5. die Befristung erfolgt zur Erprobung des Arbeitnehmers
6. Gründe, die in der Person des Arbeitnehmers liegen, rechtfertigen die Befristung
7. der Arbeitnehmer wird aus Haushaltsmitteln vergütet, die haushaltsrechtlich für eine befristete Beschäftigung bestimmt sind und wird entsprechend vergütet oder
8. die Befristung beruht auf einem gerichtlichen Vergleich.

Die Befristung mit sachlichem Grund ist auch im Anschluss an einen befristeten Arbeitsvertrag, der ohne sachlichen Grund wirksam geschlossen worden ist, möglich.

Nicht zulässig ist es, an eine befristete Beschäftigung aus sachlichem Grund eine befristete Beschäftigung ohne sachlichen Grund bei dem selben Arbeitgeber anzuschließen.

Soweit ein Arbeitnehmer letztlich aufgrund mehrerer Befristungen jahrelang ununterbrochen bei einem Arbeitgeber tätig ist, kann dies auch dazu führen, dass der letzte befristete Arbeitsvertrag als unbefristet gilt.

3.2 Teilzeitarbeit/Geringfügig entlohnte Beschäftigte/Kurzfristige Beschäftigung
Arbeitnehmer können auch teilzeitbeschäftigt angestellt werden. Dann gelten für sie grundsätzlich die gleichen Regeln wie für Vollzeitbeschäftigte. Insbesondere dürfen Teilzeitbeschäftigte nicht ohne sachlichen Grund anders behandelt werden als Vollzeitbeschäftigte (z.B. bei der Gewährung eines Essensgeldzuschusses). Soweit Vollbeschäftigte Leistungen beziehen, haben auch Teilzeitbeschäftigte einen anteiligen Anspruch hierauf.

Die geringfügig entlohnte (Mini-Job), das Teilzeitarbeitsverhältnis mit einem monatlichen Gehalt zwischen 401 -800 Euro (Gleitzone) wie auch die kurzfristige Beschäftigung sind sozialversicherungs- und steuerrechtlich privilegierte Arten des Teilzeitarbeitsverhältnisses.

Auskünfte zu geringfügigen Beschäftigungen erteilt die Minijob-Zentrale in Essen,
Telefon 01801 200 504 (zum Ortstarif aus dem Festnetz der Deutschen Telekom)
von Montag bis Freitag 7.00 - 19.00 Uhr
Telefax 0201 384979797
E-Mail: minijob@minijob-zentrale.de nicht verlinkt

4. Besondere gesetzliche Regelungen
Besondere gesetzliche Regelungen gelten u.a. für den Mutterschutz, den Jugendarbeitsschutz, den Schutz Schwerbehinderter und bei Wehr- und Zivildienstleistenden.

Darüber hinaus gibt es auch Mindeststandards für bauliche und betriebliche Einrichtungen (bspw. Sanitärräumlichkeiten, Bildschirmarbeitsplätze). Weitere Informationen zu diesem Bereich sind erhältlich über die Gewerbeaufsicht unter www.gewerbeaufsicht.baden-wuerttemberg.de
oder beim

Kommunalverband für Jugend und Soziales Baden-Württemberg
Integrationsamt
Lindenspürstraße 39
70176 Stuttgart
Tel.: 0711-6375387

(zuständig für schwerbehinderte Menschen)

5. Sozialversicherungsrecht
5.1 Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung
Arbeitnehmer und Auszubildende sind grundsätzlich kraft Gesetzes sozialversichert. Die Beiträge zur Sozialversicherung sind i.d.R. vom Arbeitgeber - mit Ausnahme der Unfallversicherung - als Gesamtsozialversicherungsbeitrag an die Einzugsstellen (jeweiligen Krankenkassen als Sozialversicherungsträger, bei geringfügigen Beschäftigungen, Minijob-Zentrale/ Bundesknappschaft, 45115 Essen) zu überweisen. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber die eine Hälfte der Gesamtsozialversicherungsbeiträge vom Entgelt des Arbeitnehmers einzubehalten und mit der anderen Hälfte, die er zu tragen hat, abzuführen (vgl. unten 2.1.b). Sozialversicherungsrechtlich treffen den Arbeitgeber folgende Pflichten. Er hat

die Versicherungspflicht bzw. -freiheit des Einzelnen festzustellen, wobei im Zweifel eine Rücksprache mit den Einzugsstellen (Recht auf Beratung) bzw. eine kostenlose Statusanfrage bei der BfA (Beratungsstelle der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte in Karlsruhe oder Stuttgart) zur Klärung der Frage, ob eine selbstständige oder eine abhängige Beschäftigung vorliegt, zu empfehlen ist.

Meldungen an die Einzugsstelle abzugeben.

das beitragspflichtige Entgelt zu ermitteln.

den Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu berechnen und abzuführen.

die Lohnunterlagen zu führen.

Kurzfristig Beschäftigte sind sozialversicherungsfrei. Bei kurzfristig Beschäftigten ist nicht die Höhe des Entgelts entscheidend. Eine solche Beschäftigung liegt vor, wenn

die Tätigkeit (von vornherein begrenzt) nicht länger als zwei Monate oder insgesamt 50 Arbeitstage im Kalenderjahr dauert (z.B. Erntehelfer, Aushilfe bei einem Fest).

Dies gilt nicht, wenn die Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird und das Arbeitsentgelt 400 Euro im Monat übersteigt. Berufsmäßig wird eine Beschäftigung z.B. ausgeübt, wenn

sie für den Arbeitnehmer nicht von untergeordneter Bedeutung ist oder

sich die Beschäftigungen über 400 Euro wiederholen.

Zur Berufsmäßigkeit gibt es noch weitere Fallgruppen, die hier wegen der gebotenen Kürze nicht genannt werden.

Es muss berücksichtigt werden, dass auch kurzfristig Beschäftigte unter Umständen einen anteiligen Weihnachts- bzw. Urlaubsgeldanspruch in Betrieben, die solche Gratifikationen gewähren, haben können.

a) Bußgeldbewehrte Meldepflicht
Sofern der Arbeitgeber bisher noch keine Arbeitnehmer beschäftigt hat, muss er beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer formlos beantragen. Unter dieser Betriebsnummer sind dann die Meldungen an die Krankenkasse bzw. bei geringfügig Beschäftigten an die Bundesknappschaft vorzunehmen.

Zu melden sind alle Arbeitnehmer einschließlich der zur Berufsausbildung Beschäftigten, soweit sie irgendwie sozialversicherungspflichtig sind und deshalb Beiträge abgeführt werden müssen.

Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer ein Wahlrecht, an welche Krankenkasse der Arbeitgeber seine Beiträge zu überweisen und Meldungen zu erstatten hat.

Der Arbeitnehmer muss innerhalb einer Frist von 14 Tagen gegenüber einer (unten aufgeführten) Krankenkasse den Beitritt erklären und dem Arbeitgeber eine von der Krankenkasse auszustellende Mitgliedsbescheinigung vorlegen. Soweit er diese Frist verstreichen lässt, hat der Arbeitgeber das Recht, eine dieser Krankenkassen auszusuchen. Zur Wahl stehen:

AOK des Beschäftigungs- oder Wohnortes

jede Ersatzkasse, deren örtliche Zuständigkeit sich nach der Satzung auf den Beschäftigungs- oder Wohnort des Beschäftigten bezieht

jede zuständige Betriebs- oder Innungskrankenkasse

die Krankenkasse, bei der vor Beginn der Beschäftigung zuletzt eine Mitgliedschaft oder eine Familienversicherung bestand

die Krankenkasse, bei der der Ehegatte versichert ist.

Die Meldungen, für die es einen einheitlichen Blankovordruck bei den Krankenkassen bzw. der Bundesknappschaft bei geringfügig Beschäftigten gibt, sind aufgrund verschiedener Anlässe bzw. Meldetatbestände zu erstatten. Dabei sind für die einzelnen Meldetatbestände folgende Fristen zu beachten:

Bei kurzfristiger oder geringfügig entlohnter Beschäftigung hat der Arbeitgeber seine Meldepflicht grundsätzlich in gleicher Weise zu erfüllen. Allerdings muss keine Unterbrechungs- oder Jahresmeldung für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer abgegeben werden.

b) Höhe des Gesamtsozialversicherungsbeitrages
Der Arbeitgeber erhält bei der Einzugsstelle, an die die Beiträge zu überweisen sind, ein so genanntes Arbeitgeberkonto. Die Höhe der Beiträge, die zu überweisen sind, kann der Arbeitgeber aus einer Tabelle ablesen, die er von der Einzugstelle erhält. Die Beitragssätze, die - außer bei den geringfügig Beschäftigten - zur Hälfte vom Arbeitgeber und zur Hälfte vom Arbeitnehmer zu tragen sind, betragen zur Zeit prozentual in Abhängigkeit vom jeweiligen Einkommen des Arbeitnehmers.

Zu beachten ist außerdem die seit 1. April 2003 geltende Gleitzonenregelung. Während der Arbeitgeber bei der Beschäftigung eines Mitarbeiters für ein monatliches Gehalt zwischen 400,01 und 800 Euro seinen Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen voll (ca. 21 Prozent) trägt, bestehen für den Mitarbeiter Vergünstigungen. Seine Beitragsbelastung steigt von anfänglich vier Prozent allmählich auf rund 21 Prozent an. Der geringfügig entlohnte Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, den in der Tabelle angegebenen pauschalen Arbeitgeberbeitrag für die Rentenversicherung um 7,5 Prozent auf insgesamt 19,5 Prozent aufzustocken. Dadurch erwirbt der Arbeitnehmer auch Ansprüche auf Berufs- und Erwerbsunfähigkeitsrente und der Zeitraum seiner Zahlung wird dann in vollem Umfang rentenrechtlich angerechnet. Der Arbeitgeber hat den geringfügig Entlohnten darüber aufzuklären und soweit dieser den Aufstockungsbetrag leisten will und damit auf seine Rentenversicherungsfreiheit verzichtet, diesen vom Entgelt einzubehalten und abzuführen. Die Aufstockung macht Sinn für solche Arbeitnehmer, denen nur noch wenige Monate für die 60 Pflichtmonate fehlen. Das ist häufig der Fall bei Müttern, die bereits drei oder vier Jahre beruflich rentenversicherungspflichtig tätig waren.
Bei Auszubildenden trägt der Arbeitgeber die gesamten Sozialversicherungsbeiträge bis zu einer monatlichen Ausbildungsvergütung von 325 Euro allein.

5.2 Die gesetzliche Unfallversicherung
Die gesetzliche Unfallversicherung läuft getrennt vom Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Der versicherte Arbeitnehmer, der durch einen Arbeits- oder Wegeunfall verletzt worden oder an einer Berufskrankheit erkrankt ist, hat hiernach Ansprüche auf Heilbehandlung, medizinische, berufsfördernde und ergänzende Leistungen sowie ggf. auf Verletztenrente. Der Arbeitgeber trägt den Beitrag zur Unfallversicherung allein. Die Beiträge sind an die zuständige Berufsgenossenschaft abzuführen, bei der sich der Arbeitgeber mit Gewerbeaufnahme binnen einer Woche anmelden muss. (Weitere Informationen hierzu erteilt der
Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften, (HVBG),
Alte Heerstraße 111
53757 Sankt Augustin
Telefon 02241 231-01
Telefax 02241 231-13 33

6. Steuerrecht
Der Arbeitgeber ist weiterhin gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer vom Lohn des Arbeitnehmers einzubehalten und an das Finanzamt (bzw. bei geringfügig Beschäftigten an die Bundesknappschaft in Essen) abzuführen.

Die Lohnsteuer ist eine besondere Erhebungsform der Einkommenssteuer, wobei sich die Höhe nach der Steuerklasse des Arbeitnehmers und der Höhe der Vergütung richtet. Die vom Arbeitgeber freiwillig übernommenen Leistungen nach dem Vermögensbildungsgesetz und sonstige freiwillig gewährte Sachzuwendungen an den Arbeitnehmer (z. B. kostenfreie Überlassung eines PKWs) sind dabei regelmäßig als lohnsteuerpflichtige Bestandteile bei der Lohnsteuerabrechnung zu berücksichtigen.

Bei Dienstantritt bzw. auch bei Jahresbeginn ist der Arbeitgeber verpflichtet, sich vom Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte vorlegen zu lassen, nach der er die Lohnsteuer berechnen kann. Die Lohnsteuer selbst kann aus Lohnsteuertabellen, die im Fachhandel erhältlich sind, abgelesen oder auch beim Finanzamt erfragt werden. Soweit dem Arbeitgeber keine Lohnsteuerkarte vorgelegt wird, muss die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI vom vereinbarten Bruttolohn berechnet werden.

Die Lohnsteuer, der Solidaritätsbeitrag und evtl. die Kirchensteuer müssen grundsätzlich am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraumes (Monat, Vierteljahr, Jahr) in elektronischer Form beim Finanzamt angemeldet und abgeführt werden. Im Einzelnen gilt:

monatlich bis zum 10. des Folgemonats, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 3.000 Euro betrug

vierteljährlich bis zum 10. des auf das jeweilige Vierteljahr folgenden Monats, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr über 800 Euro aber nicht mehr als 3.000 Euro betrug (z. B. für das erste Kalenderjahr am 10. April)

jährlich bis zum 10. Januar des Folgejahres, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 Euro betrug.

Soweit der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer an das Finanzamt abführt, bleibt er dem Finanzamt gegenüber verpflichtet, hat jedoch insoweit auch einen zivilrechtlichen Anspruch gegenüber dem Arbeitnehmer.

Für jeden Arbeitnehmer führt der Arbeitgeber jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto. Zu Beginn des Folgejahres übermittelt der Arbeitgeber dem Finanzamt bis 28. Februar online via Internet die Lohnsteuerbescheinigungen für seine Arbeitnehmer. Die hierfür erforderliche Software sowie Informationen zum elektronischen Übermittlungsverfahren wird von der Finanzverwaltung unter www.elster.de zur Verfügung gestellt. Der Arbeitnehmer erhält die Daten ebenfalls in elektronischer Form oder auf Papier unverzüglich nach Ende des Kalenderjahres oder innerjährigen Ausscheidens.

Kontakt und weitere Informationen für Mitgliedsunternehmen:

IHK Nordschwarzwald
Assessor Jürgen Bolm
Dr.-Brandenburg-Str. 6
75173 Pforzheim
Telefon: 07231/201-133; Fax: 07231/201 41 133
E-Mail: bolm@pforzheim.ihk.de