Die (freiwillige) Handelsregistereintragung

Stand: Januar 2011

1. Was ist das Handelsregister?
2. Wer muss / kann freiwillig im Handelsregister eingetragen werden?
3. Was wird im Handelsregister eingetragen?
4. Wie läuft das Eintragungsverfahren ins Handelsregister ab?
5. Was ändert sich durch die (freiwillige) Eintragung ins Handelsregister?
6. Mit welchen Kosten ist zu rechnen?
7. Welche Rolle spielen die IHK bei dem Eintragungsvorgang?

1. Was ist das Handelsregister?
Das Handelsregister wird von den Handelsregistergerichten bei den Amtsgerichten geführt, seit dem 1. Januar 2007 ausschließlich in elektronischer Form. Der Begriff "elektronisches Handelsregister" bezeichnet daher kein anderes Handelsregister, sondern ist nur ein Hinweis auf die Umstellung vom Papierregister auf moderne Medien. Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis der Kaufleute und gibt Auskunft über rechtserhebliche Tatsachen, die für Geschäftspartner der Kaufleute relevant sind. Es dient somit der Sicherheit des Geschäftsverkehrs. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, seine Firma und den Ort seiner Handelsniederlassung beim örtlich zuständigen Handelsregister anzumelden. Das Handelsregister genießt öffentlichen Glauben, das bedeutet, dass man auf die Richtigkeit der darin enthaltenen Informationen vertrauen darf. Das Handelsregister dient auch dem Schutz der Firma. Jede neue Firma muss sich nämlich deutlich von den am selben Ort oder in der selben Gemeinde bereits bestehenden Firmen unterscheiden, sonst ist eine Eintragung nicht möglich.

Jeder kann zu Informationszwecken in die Handelsregistereintragungen und die zum Handelsregister eingereichten Dokumente über das Internet im elektronischen Unternehmensregister Einsicht nehmen, siehe linksseitigen Link. Die Einsichtnahme kann von einem privaten Computer, oder über die an allen Registergerichten bereitgestellten Computern erfolgen. Dort ist die Einsicht in das elektronische Handelsregister sogar kostenfrei. Im Übrigen fallen, sobald eine Registerdatei abberufen wird, Kosten in Höhe von 4,50 Euro an, weitere Informationen dazu finden Sie in der linksseitigen Linkleiste.

2. Wer muss / kann freiwillig im Handelsregister eingetragen werden?
Im Handelsregister müssen sich Kaufleute und Handelsgesellschaften eintragen lassen, Kleingewerbetreibende können sich freiwillig eintragen lassen.

Nach der Definition in § 1 Handelsgesetzbuch (HGB) gilt als Kaufmann, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Handelsgewerbe liegt vor, wenn der Gewerbebetrieb nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Vereinfacht ausgedrückt ist die Einrichtung eines kaufmännischen Geschäftsbetriebs dann erforderlich, wenn die Geschäftsvorfälle so umfangreich und kompliziert (geworden) sind, dass eine professionelle, kaufmännische Buchführung notwendig wird. Ein ursprünglich kleingewerblicher Betrieb kann also durch Expansion zu einem Handelsgewerbe werden und wäre dann verpflichtet, sich im Handelsregister eintragen zu lassen. Das Gesetz enthält allerdings keine eindeutigen Abgrenzungskriterien dazu, ab wann ein Handelsgewerbe tatsächlich vorliegt. Nach der Rechtsprechung sind besonders folgende Kriterien in eine Abwägung einzubeziehen:

• Jahresumsatz - je nach Branche
• Höhe des eingesetzten Kapitals
• Art und Anzahl der Geschäftsvorgänge
• die Inanspruchnahme und Gewährung von Krediten
• Größe sowie Beschaffenheit der Geschäftsräume
• Art der Buchführung
• Anzahl der Beschäftigen

Als Kaufleute gelten ferner die Handelsgesellschaften. Handelsgesellschaften sind Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG, EWIV) und Kapitalgesellschaften (AG, Kommanditgesellschaft auf Aktien, GmbH).

Kleingewerbetreibende und die gewerblich tätige Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) können sich freiwillig registrieren lassen. Der Umfang des Geschäftsbetrieb spielt dabei keine Rolle. Der Kleingewerbetreibende wird dann zum eingetragenen Kaufmann (e.K.), die GbR zu einer Offenen Handelsgesellschaft (OHG).

3. Was wird im Handelsregister eingetragen?
Das Handelsregister ist in zwei Abteilungen untergliedert. In der Abteilung A (HRA) werden der Einzelkaufmann (e.K.), die Offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG) und die Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV) eingetragen. Dieser Abteilung sind vor allem zu entnehmen: Sitz und Rechtsform, Inhaber bzw. Gesellschafter, bei der KG die Höhe der Kommanditeinlage, die Bestellung und Abbestellung von Prokuristen, ein möglicher Haftungsausschluss bei Geschäftsübernahme, die Eröffnung, Einstellung oder Aufhebung eines Insolvenzverfahrens sowie die Auflösung einer Gesellschaft und das Erlöschen einer Firma.

In die Abteilung B werden die Aktiengesellschaft (AG), die Kommanditgesellschaft auf Aktien, die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit eingetragen. Diese Abteilung gibt vor allem Aufschluss über Sitz, Rechtsform und Gegenstand des Unternehmens. Bei der AG werden auch die Höhe des Grundkapitals und die Mitglieder des Vorstands eingetragen, bei der GmbH die Höhe des Stammkapitals und die Geschäftsführer. Auch im HRB werden daneben die Bestellung und Abbestellung von Prokuristen, die Eröffnung, Einstellung oder Aufhebung eines Insolvenzverfahrens sowie die Auflösung einer Gesellschaft und das Erlöschen einer Firma registriert.

4. Wie läuft das Eintragungsverfahren ins Handelsregister ab?
Die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister sowie die zur Aufbewahrung bei dem Gericht bestimmte Zeichnungen von Unterschriften müssen vor Einreichung zum Handelsregister von einem Notar beglaubigt werden. Dann werden die Unterlagen in elektronischer Form an das Registergericht übermittelt und dort geprüft. Sofern keine Beanstandung besteht, trägt das Gericht die entsprechenden Inhalte ein. Ändern sich eintragungsrelevante Umstände, muss dies wiederum zur Eintragung beim Handelsregister angemeldet werden, damit die Aktualität der Informationen immer gewährleistet ist. Zusätzlich werden fast alle Neueinträge und Änderungen vom Registergericht von Amts wegen durch Veröffentlichung im Elektronischen Bundesanzeiger und einem weiteren Blatt (z. B. Tageszeitung) bekannt gemacht.

5. Was ändert sich durch die (freiwillige) Eintragung ins Handelsregister?
Gerade dann, wenn eine freiwillige Eintragung im Handelsregister erwogen wird, stellt sich die Frage nach den Vor- und Nachteilen bzw. nach den rechtlichen Änderungen, die damit verbunden sind. Was ist also anders bei Kaufleuten?

• Mit der Eintragung eines kleingewerblichen Unternehmens in das Handelsregister entsteht die Kaufmannseigenschaft und zugleich findet das Handelsgesetzbuch Anwendung, welches Spezialregelungen für Kaufleute enthält.
• Kaufleute müssen nach Erhalt der Ware diese unverzüglich untersuchen und Mängel sofort rügen, sonst gehen Gewährleistungsansprüche verloren.
• Für Geschäftsbriefe gelten bestimmte Pflichtangaben. So muss z. B. immer die vollständige Firma, der Sitz, die Handelsregisternummer angegeben werden. Ausführliche Musterbriefbögen finden Sie in der seitlichen Linkleiste.
• Durch die Eintragung wird nach außen erkennbar, dass sich der Unternehmer den kaufmännischen Regelungen und Gebräuchen unterwirft. Damit tritt der Unternehmer nach außen professioneller auf und kann mit einem gewissen Vertrauensvorschuss bei Vertragspartnern rechnen. Viele Handelsunternehmen, Banken oder ausländische Vertragspartner setzen für die Aufnahme von geschäftlichen Verbindungen die Eintragung des Geschäftspartners ins Handelsregister voraus. Die Eintragung - und damit auch die Existenz des Unternehmens - kann einfach über einen Handelsregisterauszug nachgewiesen werden.
• Nur Kaufleute haben das Recht eine Firma zu führen. Die Firma ist der Name, unter dem der Kaufmann seine Geschäfte betreibt und die Unterschrift abgibt, die klagen und verklagt werden kann. Die Firma genießt umfassenden Namensschutz und kann mit dem Handelsgewerbe zusammen verkauft werden, so dass der Wert einer bekannten Firma erhalten bleibt. Genaueres zum Firmenrecht finden Sie in der seitlichen Linkleiste.
• Wird ein Handelsgewerbebetrieb mit der Firma übernommen und fortgeführt, haftet der Erwerber oder Erbe für alle im Betrieb des Geschäftes begründeten Alt-Verbindlichkeiten. Die Haftung kann aber durch einen Eintrag eines Haftungsausschlusses im Handelsregister vermieden werden.
• Kaufleute müssen eine kaufmännische Buchführung einrichten, jährlich eine Inventur durchführen und bilanzieren. Durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz wurden "kleine" Kaufleute von diesen Pflichten befreit. Dies betrifft Einzelkaufleute, die die Schwellenwerte von 500.000 – Umsatz und 50.000 – Gewinn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten. Diese Befreiung gilt bereits rückwirkend für das Geschäftsjahr 2008.
  Außerdem bestehen besondere Aufbewahrungspflichen für Geschäftsunterlagen: für empfangene sowie versandte Handelsbriefe sechs Jahre und für Handelsbücher, Inventuren sowie Bilanzen zehn Jahre.
• Nur Kaufleute können Prokura erteilen und selbständige Zweigniederlassungen errichten.
• Die Eintragung im Handelsregister hat Publizitätswirkung. Dies bedeutet sinngemäß, dass Tatsachen, die im Handelsregister eingetragen sind, als bekannt gelten und Tatsachen, die (noch) nicht im Handelsregister eingetragen wurden, gegenüber gutgläubigen Dritten keine Wirkung haben.
• Verträge zwischen Kaufleuten kommen einfacher zustande, da Vertragsangebote durch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben und sogar durch Schweigen angenommen werden können.
• Übernimmt ein Kaufmann eine Bürgschaft, gibt er ein Schuldversprechen oder -anerkenntnis ab, sind diese Erklärungen auch formlos wirksam.
• Nur Kaufleute können untereinander einen vom gesetzlichen Gerichtsstand abweichenden Gerichtsstand vereinbaren.
• Der Grundbeitrag bei der IHK verändert sich durch die Eintragung im Handelsregister.

6. Mit welchen Kosten ist zu rechnen?
Kosten entstehen durch Notar- und Gerichtsgebühren sowie die Bekanntmachung der Eintragung. Die Höhe der Gebühren hängt vom sogenannten Geschäftswert ab. Die Gebühren für die Anmeldung, Eintragung und Veröffentlichung eines eingetragenen Kaufmanns betragen rund 180 Euro.

7. Welche Rolle spielen die IHK bei dem Eintragungsvorgang?
Die Industrie- und Handelskammern haben den gesetzlichen Auftrag die Registergerichte dabei zu unterstützen, dass keine falschen Eintragungen in das Handelsregister erfolgen. Auf Anfrage des Registergerichts gibt die IHK regelmäßig gutachterliche Stellungnahmen zu firmenrechtlichen Fragestellungen ab. Es ist daher sinnvoll, die gewünschte Firmierung und ggf. den Unternehmensgegenstand mit der örtlichen IHK frühzeitig abzusprechen, um Beanstandungen des Registergerichts zu vermeiden. Die Firmenabsprache (siehe 'Downloads') ist ein kostenloser Service der Kammer und beinhaltet die Überprüfung der Zulässigkeit des Firmennamens in rechtlicher und tatsächlicher Sicht sowie des Unternehmensgegenstandes z.B. auch im Hinblick auf genehmigungspflichtige Tätigkeiten. Auch weitergehende Fragen (Sachgründung, Rechtsform, Haftungsfragen) können vorab mit der IHK geklärt werden.